كتابة رسالة بريد إلكتروني احترافية
في عالم الأعمال اليوم، يعد البريد الإلكتروني أحد أهم وسائل التواصل في عالم الأعمال. وسواء كنت تراسل زميلاً أو مديراً أو عميلاً أو شريكاً محتملاً عبر البريد الإلكتروني، فإن الطريقة التي تعبر بها عن رسالتك لها تأثير كبير على نجاح تواصلك.
رسائل البريد الإلكتروني المهنية هي أكثر من مجرد وسيلة لتبادل المعلومات – فهي أداة لتعزيز علاقات العمل وتوضيح الأفكار وتحقيق الأهداف بفعالية.
نستعرض في هذه المقالة أهم عناصر البريد الإلكتروني الاحترافي، بالإضافة إلى نصائح وأدوات تساعدك على تحسين جودة رسائلك وتجنب الأخطاء الشائعة.
من خلال أمثلة عملية، سوف تتعلم كيف تجعل رسائلك الإلكترونية واضحة ومنظمة وفعالة من أجل ترك انطباع إيجابي لدى المتلقي وزيادة فرصك في الحصول على رد سريع وفعال.
أهمية رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية
في العصر الرقمي، لم يعد البريد الإلكتروني مجرد وسيلة لإرسال الرسائل، بل أصبح جزءاً لا يتجزأ من الهوية المؤسسية والشخصية.
تحمل رسائل البريد الإلكتروني التي نرسلها طابعنا المهني وتعبر عن تواصلنا وطريقة تفكيرنا. إن كتابة رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية ليست مجرد وسيلة لإيصال المعلومات، بل هي أداة لبناء السمعة وترك انطباع جيد وإظهار الكفاءة عند التعامل مع الآخرين.
كل رسالة هي فرصة للتعبير عن جودة عملك واهتمامك بالتفاصيل.
فيما يلي بعض المؤشرات التي توضح أهمية البريد الإلكتروني الاحترافي
1- الانطباع الأول: قد يكون البريد الإلكتروني هو أول اتصال مباشر لك مع الطرف الآخر. يُظهر البريد الإلكتروني المُعد باحترافية أنك منظم وملتزم وتحترم وقته.
2. تحقيق أهدافك بفعالية: الرسالة الواضحة والمباشرة تنقل المعلومات بشكل صحيح، وتقلل من سوء الفهم وتزيد من احتمالية الحصول على الرد الذي تحتاجه بسرعة.
3- بناء علاقات مهنية: يساعد استخدام اللغة المناسبة واللغة المحترمة على بناء علاقات طويلة الأمد مع الزملاء والعملاء.
يمكن أن تؤدي رسائل البريد الإلكتروني غير المهنية إلى تقويض العلاقات المهنية وتقليل فرص التعاون.
4. إدارة الوقت بفعالية: توفر رسائل البريد الإلكتروني المنظمة الوقت لكل من المرسل والمتلقي، مما يسهل عليهم فهم المطلوب واتخاذ الإجراء المناسب دون استفسارات إضافية.
5. زيادة المصداقية: إذا كانت رسالتك دقيقة وخالية من الأخطاء، فإنها تعكس جديتك واحترافيتك وتزيد من الثقة مع المتلقي.
أهم عناصر البريد الإلكتروني الاحترافي
1. سطر الموضوع
سطر الموضوع هو أول ما يراه المتلقي في صندوق الوارد ويلعب دورًا مهمًا في جذب انتباهه.
إذا كان سطر الموضوع غير واضح أو غير مثير للاهتمام، فقد يتجاهل المستلمون الرسالة أو يؤجلون قراءتها. يساعد سطر الموضوع الجيد في تحديد أولويات الرسائل.
كيفية كتابتها يجب أن تكون عناوين العناوين قصيرة (عادةً 5-7 كلمات) وواضحة. يجب أن يعكس سطر الموضوع محتوى الرسالة بشكل واضح ودقيق، وتجنب العبارات العامة مثل ”مهم“ أو ”بريد جديد“.
مثال.
جيد مثل ”مراجعة تقرير الأداء الشهري – سبتمبر 2024
غير جيد مثل ”تقرير الأداء الشهري
2- العبارات الشرفية
تحدد اللغة الشرفية نبرة الرسالة وتظهر الاحترام للمتلقي. خاصة في خطابات العمل، حيث أن التكريمات الجيدة تجعل الرسالة أكثر شخصية وتعزز التواصل.
أسلوب الكتابة إذا كنت تعرف اسم الشخص، استخدم اسمه بصيغة رسمية. في الرسائل الرسمية جداً، استخدم كلمة ”السيد“ أو ”السيدة“ قبل الاسم.
إذا كنت لا تعرف اسم الشخص، يمكنك استخدام تحية عامة مثل ”السادة“.
أمثلة.
جيد: ”عزيزي السيد أحمد“.
غير جيد: ”مرحباً“ (قد تكون مناسبة في المواقف غير الرسمية).
3- مقدمات موجزة
تقدم المقدمة السياق وتهيئ المتلقي لما سيتلقاه في متن الرسالة. يجب أن تكون المقدمة واضحة وموجزة، مما يسمح للمتلقي بفهم الغرض من الرسالة على الفور ويزيد من احتمالية الرد عليها.
أسلوب الكتابة تقديم سبب الرسالة بإيجاز وذكر النقاط الرئيسية بشكل مباشر. يجب ألا تكون هذه الفقرة طويلة أو غامضة أكثر من اللازم، ويفضل أن تتراوح بين جملة واحدة وثلاث جمل.
مثال.
جيد: ”أنا أرسل لك هذه الرسالة الإلكترونية لإطلاعك على آخر المستجدات في مشروع تطوير موقعنا الإلكتروني.“
غير جيد مثل: ”كيف حالك؟ أعتقد أنه قد يكون من الجيد مناقشة بعض جوانب مشروع الموقع الإلكتروني.“
4- نص الرسالة الإلكترونية.
هذا هو الجزء من البريد الإلكتروني الذي ينقل المعلومات الأساسية التي تريد إيصالها. إن كتابة نص البريد الإلكتروني بطريقة منظمة وجذابة سيساعد المتلقي على فهم المطلوب بسرعة ويزيد من فعالية رسالتك.
كيفية الكتابة.
استخدم جملاً قصيرة وفقرات منظمة.
إذا كانت هناك معلومات معقدة، استخدم النقاط والقوائم. احرص على أن تكون الرسالة واضحة وليست طويلة جدًا وفي صلب الموضوع.
مثال.
جيد.
”يسعدنا أن نقدم لكم التحديث التالي:
تم تجميع تحليل السوق.
تم تجميع تحليل السوق ونحتاج إلى تخصيص ميزانية إضافية لإنتاج الموقع الإلكتروني.
سيكون اجتماعنا القادم يوم الأربعاء.“
ليس جيدًا:
”أعتقد أن الأمور تسير على ما يرام، ولكن هناك بعض الأمور التي نحتاج إلى مناقشتها. أولاً، السوق. ثانياً، قد نحتاج إلى المزيد من المال. ثالثاً، الاجتماعات.
5- الإغلاق والتوقيع.
يترك التوقيع الجيد انطباعًا نهائيًا محترمًا ويسهل على المتلقي معرفة هوية المرسل وكيفية الاتصال به في المستقبل.
كيفية كتابته: يجب أن يتضمن التوقيع ملاحظة ختامية مهذبة، مثل ”مع خالص التقدير لك“، واسمك الكامل، والمسمى الوظيفي وتفاصيل الاتصال بك.
أمثلة على ذلك
جيد:
”مع أطيب التحيات: 0123456789
غير جيد: ”شكراً جزيلاً“.
6- مرفقات الملفات
إن إرفاق الملفات بشكل صحيح هو المفتاح لضمان تسليم المعلومات المطلوبة. ذكر المرفقات يساعد المستلمين على فهم طبيعتها وأهميتها.
كيفية كتابة المرفقات إذا قمت بإرفاق ملف، اذكره في نص الرسالة واشرح ماهية الملف والغرض منه.
أمثلة.
جيد: ”مرفق تقرير الأداء الشهري لتحليل السوق.“
غير جيد: ”يرجى الاطلاع على الملف المرفق.“
اقرأ المزيد ما هو الهدف الذكي؟
أنواع رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية
لا تقتصر رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية على نوع واحد. فلكل رسالة غرض محدد ولكل نوع منها أسلوبه الخاص.
إليك أهم أنواع رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية وكيفية التعامل مع كل نوع منها:
1- رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة
الغرض استخدمها للإقرار باستلام المعلومات، أو للمتابعة بعد اجتماع أو حدث، أو للتحقق من حالة طلب أو مهمة.
كيفية الكتابة يجب أن تكون الرسالة قصيرة ومباشرة، مع تذكير موجز بالمحادثة أو المهمة السابقة.
مثال: ”أبعث لك هذه الرسالة الإلكترونية لمتابعة اجتماعنا الأخير بخصوص المشروع X. هل لديك أي تحديثات حول الجدول الزمني؟
2- طلب بريد إلكتروني
الغرض من هذا البريد الإلكتروني هو طلب معلومات أو بيانات أو خدمات محددة من فرد أو مؤسسة.
كيفية الكتابة من المهم أن تكون واضحًا بشأن ما تطلبه، وإذا لزم الأمر، حدد موعدًا نهائيًا. يُفضل استخدام لهجة ودية ومهذبة.
مثال: ”يرجى تقديم تفاصيل خطة العمل الجديدة بحلول يوم الخميس“.
3- رسائل البريد الإلكتروني للتفاوض
الغرض تستخدم عندما تكون هناك حاجة للتفاوض على الشروط أو الأسعار أو العقود بين طرفين.
أسلوب الكتابة حافظ على مهنية الرسالة ووضوحها، وركز على النقاط التي ترغب في مناقشتها ووضح الغرض من التفاوض.
مثال: ”بعد مراجعة العقد، أود مناقشة التعديلات على بنود الدفع. هل يمكننا تحديد موعد لاجتماع لمناقشة هذه النقاط؟“
4- رسائل الشكر/التهنئة عبر البريد الإلكتروني
الغرض من هذه الرسائل الإلكترونية يتم إرسالها لتعزيز علاقة العمل من خلال تقديم التهنئة أو الشكر بعد إكمال مهمة معينة أو تحقيق إنجاز معين.
كيفية الكتابة يجب أن تكون الرسالة صادقة ومباشرة، وأن تقدم أسبابًا محددة لاستحقاق التهنئة أو الشكر.
على سبيل المثال: ”شكرًا لك على جهودك الجبارة في إنجاز المشروع X بنجاح. لقد حظيت مساهمتك بتقدير الجميع.“
أدوات مفيدة لكتابة رسائل البريد الإلكتروني
بالإضافة إلى معرفة الأسلوب الصحيح، يمكن تحسين كتابة رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية من خلال استخدام بعض الأدوات التي تساعدك على تحسين رسالتك وجعلها أكثر تنظيماً وخالية من الأخطاء.
إليك بعض الأدوات المفيدة:
1- أدوات التدقيق اللغوي (مثل Grammarly)
الغرض منها المساعدة في تصحيح الأخطاء الإملائية والنحوية وتحسين أسلوب كتابتك لتكون أكثر وضوحاً واحترافية.
كيف تساعدك: بعد كتابة رسالة، انسخ النص إلى أداة مثل Grammarly، والتي ستصحح الأخطاء النحوية والإملائية وتقترح تحسينات على الأسلوب والوضوح.
2- أدوات تنظيم البريد الإلكتروني (مثل Boomerang for Gmail)
الغرض يمكن أن تساعد هذه الأدوات في تحسين إدارة البريد الإلكتروني، مثل جدولة الرسائل ليتم إرسالها في وقت لاحق أو تذكيرك عندما لا تتلقى رداً على رسالة ما.
كيف يساعدك إذا كنت بحاجة إلى إرسال رسالة في وقت محدد أو تريد متابعة رسالة لم يتم الرد عليها، فإن Boomerang سيتولى هذه المهام تلقائيًا نيابةً عنك.
3- أدوات تصميم التوقيع الإلكتروني (مثل WiseStamp)
الغرض يضيف التوقيع الإلكتروني الاحترافي لمسة احترافية فريدة إلى رسائلك ويعزز احترافية رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. تسمح لك هذه الأدوات بتصميم توقيع جذاب يتضمن اسمك ومسمى وظيفتك وتفاصيل الاتصال بك. كيف يساعدك باستخدام WiseStamp يمكنك إنشاء توقيعات جذابة وإضافة لمسة احترافية إلى كل رسالة بريد إلكتروني ترسلها وتسهيل التواصل معك.
4- أدوات التعاون الجماعي (مثل مستندات Google Docs)
الغرض إذا كنت تعمل في فريق وتحتاج إلى مراجعة أو تحرير رسالة بريد إلكتروني كمجموعة قبل إرسالها، فإن أدوات التعاون مثل محرّر مستندات Google Docs توفر مساحة للتحرير والمراجعة الجماعية.
كيف يمكن أن تساعدك يمكنك صياغة رسالة في محرّر مستندات Google وطلب التعديلات والملاحظات من الزملاء قبل إرسال النسخة النهائية.
5- أدوات الأتمتة (مثل Mailchimp)
الغرض تُستخدم أدوات الأتمتة لإدارة حملات البريد الإلكتروني الكبيرة مثل رسائل التسويق، مما يسمح لك بإرسال رسائل متعددة في وقت واحد إلى مجموعة من المستلمين وتتبع ردودهم.
كيف تساعدك Mailchimp على تنظيم حملات بريد إلكتروني شاملة، وتخصيص الرسائل لتناسب جمهورك المستهدف وتتبع الأداء بسهولة.
1- أن يكون سطر الموضوع واضحًا وجذابًا
سطر الموضوع هو أول ما يراه المتلقي ويحدد ما إذا كان يميل إلى فتح الرسالة أم لا. لذلك من المهم أن يكون العنوان مباشرًا ويعكس بوضوح محتوى الرسالة.
يجب أن تكون العناوين قصيرة وجذابة، وفي نفس الوقت تقدم صورة لمحتوى الرسالة دون أن تكون غامضة أو غير واضحة.
مثال.
جيد: ”دعوة إلى اجتماع فريق التسويق – الأربعاء 12:00 ظهرًا“
غير جيد مثل: ”رسالة بريد إلكتروني مهمة“
2- كن مباشرًا في رسالتك
مع رسائل البريد الإلكتروني، الوقت هو الأساس. لا تجعل المتلقي يبحث عن الغرض من الرسالة. ابدأ مباشرةً بما تريد التحدث عنه أو الأسئلة التي تريد طرحها.
قد تؤدي الرسائل الطويلة والمعقدة إلى تأخر الردود أو تجاهلها.
أمثلة.
حسنًا: ”تم تجميع تقرير المشروع السابق. أرفق لك نسخة للاطلاع عليها.“
غير جيد: ”كيف حالك؟ اعتقدت أنه قد يكون لديك الوقت لإلقاء نظرة على ما أرسلته لك“.
3- تنظيم المعلومات بشكل جيد
إذا كانت رسالتك مليئة بالمعلومات، فمن الأفضل تقسيمها إلى فقرات قصيرة أو قوائم نقطية. فهذا سيسهل على القارئ استيعاب المعلومات والتنقل بين النقاط.
لكل فكرة مكانها ولا يجب أن تحشر كل الأفكار في فقرة واحدة.
أمثلة.
جيد:
”فكر في النقاط التالية:
تم تغيير مواعيد الاجتماعات إلى يوم الخميس.
تم الانتهاء من تقرير الأداء.
هناك حاجة إلى ميزانية إضافية لتطوير المشروع.“
غير جيد: ”الاجتماع يوم الخميس، والتقرير جاهز ونحتاج إلى ميزانية إضافية لتطوير المشروع.“
4- تجنب اللغة العامية
تتطلب رسائل البريد الإلكتروني الرسمية لغة مهنية ومحترمة. في الرسائل الشخصية، قد يكون استخدام اللغة العامية والمصطلحات اليومية مناسبًا، ولكن في بيئة العمل يجب عليك الالتزام بالتعبيرات الرسمية والواضحة التي تعكس احترافية المرسل.
مثال.
جيد: ”يرجى تقديم تفاصيل طلبك في أقرب وقت ممكن.“
غير جيد: ”سأكون ممتناً لو أمكنك الرد عليّ بتفاصيل طلبك في أقرب وقت ممكن.“
5- كن موجزًا.
البريد الإلكتروني الفعال هو البريد الذي يدخل في صلب الموضوع بأقل عدد ممكن من الكلمات. لا يجب أن تكون طويلة أو متكررة. إذا كانت الرسالة طويلة أكثر من اللازم، فقد يتجاهلها المتلقي أو يفقد المتلقي الأفكار. لذا اجعلها دائماً قصيرة ودقيقة.
مثال.
جيد: ”مرفق التقرير النهائي عن المشروع. يرجى الاطلاع عليه والتعليق عليه.“
سيء: ”لقد أعددتُ تقريرًا نهائيًا عن مشروع أعمل عليه منذ فترة طويلة، يرجى مراجعته والتعليق عليه في أقرب وقت ممكن.“
6- استخدام صيغ التشريف
سواء كنت تخاطب زميلاً أو مديراً أو عميلاً، استخدم نبرة محترمة ومهنية. فالنبرة المحترمة تقوي العلاقات وتجعل رسالتك أكثر مهنية وجدية. تجنب اللهجة القاسية أو المتطلبة.
أمثلة على ذلك.
جيد: ”يرجى قراءة المستند المرفق بعناية وإعلامي إذا كان لديك أي ملاحظات.“
غير جيدة: ”يرجى إرسال ملاحظاتك على الفور.
7- أرفق الملفات المطلوبة
عند الإشارة إلى الملفات في النص، من السهل أن تنسى إرفاقها. لذلك، قبل إرسال رسالتك، تحقق دائمًا من إرفاق الملف كما هو موضح في نص الرسالة. لا تنسَ إعطاء وصف موجز للملف في نص الرسالة.
مثال.
جيد: ”أرفق تقرير الأداء الشهري بصيغة PDF.“
ليس جيدًا جدًا مثل: ”لقد أرفقت التقرير لمراجعته.“ (دون توضيح نوع الملف أو محتواه).
8- راجع الرسالة قبل إرسالها.
يمكن أن تؤثر الأخطاء الإملائية والنحوية سلباً على الرسالة وصورة المرسل. قم دائمًا بمراجعة رسالتك جيدًا قبل إرسالها.
يمكنك استخدام أدوات التدقيق اللغوي لتجنب مثل هذه الأخطاء، أو تخصيص وقت إضافي للتأكد من صحة كل شيء.
مثال.
جيد: ”الرجاء إرسال التقرير في أقرب وقت ممكن.“
غير جيد: ”الرجاء إرسال التقرير في أقرب وقت ممكن.“
9- اختتم الرسالة بطريقة رسمية ومناسبة
تُظهر الكلمات الختامية الاحترام والتقدير للشخص الذي تكتب إليه. يجب أن تكون الخاتمة رسمية وتوضح كيف ستتواصل مع الشخص في المستقبل. اترك دائماً انطباعاً إيجابياً بعد إنهاء رسالتك.
أمثلة.
جيد: مع خالص التقدير
أحمد علي
مدير التسويق“.
مثال سيء: ”شكراً لك، أحمد
10. تحقق من أنك ترسل الرسالة إلى الشخص الصحيح
قبل الضغط على زر الإرسال، تحقق من أن الرسالة موجهة إلى الشخص الصحيح. قد يؤدي إرسال رسالة إلى الشخص الخطأ إلى إحراج ومشاكل غير ضرورية. تحقق من عنوان البريد الإلكتروني وتأكد من دقته.
على سبيل المثال إذا كنت ترسل رسالة بريد إلكتروني إلى أحمد، تأكد من إرسالها إلى ”ahmed@example.com“ وليس ”ahmad@example.com“. قراءة المزيد حول ما هي المماطلة؟
الأسئلة المتداولة حول كتابة رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية
ما هو الوقت المثالي من اليوم لإرسال بريد إلكتروني؟
لضمان القراءة السريعة، من الأفضل إرسال رسائل البريد الإلكتروني خلال ساعات العمل. أفضل الأوقات هي من 9 صباحاً إلى 12 ظهراً ومن 2 ظهراً إلى 4 مساءً.
إذا كان الأمر يتعلق بالعمل، تجنب إرسال رسائل البريد الإلكتروني في وقت متأخر من الليل أو في عطلات نهاية الأسبوع.
كيف يمكنني أن أجعل رسالتي تبرز وتلفت الأنظار؟
استخدم عناوين واضحة وجذابة وحافظ على نبرة احترافية ومباشرة لجعل رسالتك بارزة.
استخدم تقسيمات واضحة مثل الفقرات والقوائم وتجنب التطويل غير الضروري. الحفاظ على الإيجاز والمباشرة في رسالتك سيجعلها أكثر جاذبية وفعالية.
ما هي الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني؟
تشمل الأخطاء الشائعة ما يلي:
عدم التدقيق في الأخطاء الإملائية والنحوية.
إرسال رسائل إلى الشخص الخطأ.
استخدام لغة غير مهنية أو عامية.
سطر الموضوع غير واضح أو غير ذي صلة.
نسيان إرفاق الملفات المذكورة في الرسالة.
هل يجب أن تكون رسائل المتابعة قصيرة؟
نعم، يجب أن تكون رسائل المتابعة قصيرة وفي صلب الموضوع. الغرض منها هو التذكير أو المتابعة لنقطة معينة، لذلك لا داعي لتكرار محتوى الرسالة السابقة بالتفصيل. يكفي الإشارة إلى النقاط الرئيسية والمتابعة.
كيف يمكنك التأكد من قراءة رسالتك الإلكترونية والرد عليها فوراً؟
للقيام بذلك، تأكد من أن سطر الموضوع واضح ويعكس محتوى الرسالة. استخدم لهجة مهنية ومباشرة واجعل نص الرسالة مختصراً. تحديد موعد نهائي للرد سيساعدك أيضاً في الحصول على رد أسرع.
ماذا لو نسيت إرفاق ملف في بريدي الإلكتروني؟
إذا نسيت إرفاق ملف، أشر إلى الخطأ وأرسل رسالة متابعة مع الملف المنسي. اجعل الرسالة قصيرة ومهنية.
على سبيل المثال ”أرفق الملف المذكور في البريد الإلكتروني السابق“.
هل يجب توقيع جميع رسائل البريد الإلكتروني في النهاية؟
نعم، التوقيع في نهاية كل رسالة يجعلك تبدو أكثر احترافية. يجب أن يتضمن توقيعك اسمك الكامل، والمسمى الوظيفي وتفاصيل الاتصال بك مثل رقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني.
إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا إلى عميل أو في بيئة عمل رسمية، فإن توقيعك علامة على الاحترافية.
ما هي أفضل طريقة لإنهاء رسالتك الإلكترونية؟
اختتم رسالتك بتحية محترمة، مثل ”مع خالص تحياتي“ أو ”مع أطيب التحيات“. ثم أضف توقيعك مع تفاصيل الاتصال بك.
الخلاصة.
تعد كتابة رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية مهارة ضرورية في عالم الأعمال اليوم. من خلال اتباع بعض القواعد البسيطة، مثل اختيار سطر الموضوع المناسب، وتنظيم أفكارك بوضوح والتأكد من خلو رسالتك من الأخطاء، يمكنك تحسين تواصلك بشكل كبير وزيادة فرص نجاحك في العمل.
تذكّر أن رسائلك الإلكترونية هي انعكاس لمهاراتك المهنية ومهاراتك في التواصل، لذا احرص على أن تكون رسائلك واضحة وموجزة وتحترم وقت الشخص الآخر.
باستخدام الأدوات والنصائح الصحيحة، يمكنك كتابة رسائل بريد إلكتروني تترك انطباعاً جيداً وتحقق أهدافك.
